Per un commercialista l’adeguata verifica non è una novità: il D.Lgs. 231/2007 e le Regole tecniche del Consiglio nazionale la rendono parte del lavoro di ogni giorno. Eppure in molti studi è l’adempimento che si rimanda più spesso. Non per le regole, ma per la raccolta: la carta d’identità arriva per email, la visura su WhatsApp, la dichiarazione sul titolare effettivo dopo tre telefonate.
Qui non parliamo della valutazione del rischio, che resta tua. Parliamo dell’organizzazione, che è dove si perde più tempo.
Cosa raccogliere
In sintesi, l’adeguata verifica chiede di:
- identificare il cliente e verificarne l’identità con un documento valido;
- identificare il titolare effettivo, quando il cliente non è una persona fisica, e verificarne l’identità;
- raccogliere informazioni sullo scopo e sulla natura della prestazione;
- tenere il quadro aggiornato nel tempo, con il controllo costante.
In pratica, i documenti più comuni sono questi:
- persone fisiche: documento d’identità valido e codice fiscale;
- società ed enti: visura camerale aggiornata, documento d’identità del legale rappresentante, dichiarazione sul titolare effettivo con i documenti di chi lo è e, quando servono, statuto o atto costitutivo.
Nei casi a rischio più alto servono informazioni in più, per esempio sull’origine dei fondi.
Una lista per tipo di cliente
Il primo passo è scrivere la lista dei documenti per ogni tipo di cliente: persona fisica, ditta individuale, società di persone, società di capitali, ente. Sembra banale, ma è quello che permette a chiunque nello studio di capire subito cosa manca, senza ricostruire ogni volta la pratica.
Un solo posto per cliente
I documenti arrivano da canali diversi: email a caselle diverse, WhatsApp, consegne in studio. Se ognuno li salva dove capita, la pratica è completa solo nella testa di chi l’ha seguita. Decidi un posto solo per cliente, il fascicolo antiriciclaggio, e una regola semplice: qualsiasi documento arrivi, finisce lì il giorno stesso.
Ricevere la copia di un documento, però, non equivale a identificare il cliente. L’identificazione va fatta nei modi previsti dalla normativa, in presenza o con le modalità a distanza ammesse.
Una sola richiesta per quello che manca
Il cliente che riceve tre messaggi in tre giorni, ognuno per un documento diverso, si stanca e rimanda. Meglio una richiesta sola, chiara, con l’elenco di quello che manca e il modo più semplice per mandarlo. Se non arriva niente, un promemoria qualche giorno dopo.
Le scadenze dei documenti
I documenti d’identità scadono, le visure invecchiano, le compagini sociali cambiano. Il controllo costante passa anche da qui: annota la scadenza dei documenti d’identità e rivedi la posizione quando cambia qualcosa, per esempio con un nuovo socio o un nuovo incarico.
La conservazione
Documenti e informazioni raccolti vanno conservati per dieci anni dalla fine del rapporto o della prestazione, in modo che si possano ritrovare e che non si possano alterare. Un fascicolo digitale ordinato per cliente rende questa parte molto più semplice.
Con Tonay
In Tonay i documenti che arrivano via email e WhatsApp vengono raccolti nel fascicolo antiriciclaggio del cliente, e vedi subito cosa manca. Con i dati letti dai documenti, Tonay ti supporta nella compilazione delle schede antiriciclaggio e prepara la richiesta dei documenti mancanti. La valutazione del rischio resta tua.
